Fiscalité Réglementation

Durée de conservation des pièces comptables dans les associations

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Les pièces comptables devront être conservées dans un lieu unique, le local de l’association, plutôt qu’au domicile de l’un des dirigeants ! Vous devez conserver certains des documents importants pendant 30 ans, contrairement à la prescription commerciale qui est de 5 ans.

Documents à conserver 3 ans au minimum

  • les souches de chéquiers bancaires et postaux,
  • les rapports des commissaires aux comptes (à compter de l’assemblée les approuvant),
  • le registre de présence des conseils d’administrations et des assemblées (nous vous conseillons de les garder au moins 10 ans pour faire face à d’éventuels litiges),
  • les factures d’eau,
  • les factures de téléphone.

Documents à conserver 5 ans

  • les quittances de loyer,
  • le livre de paie à dater de sa clôture,
  • le double des bulletins de paie,
  • les quittances de gaz et d’électricité.

Documents à conserver 6 ans

  • le journal des opérations bénévoles, pour les associations ayant décidé de les valoriser au plan comptable,
  • les pièces comptables et les déclarations faites dans le cadre des activités de l’association et qui sont soumises à l’impôt sur les sociétés,
  • les avis d’imposition,
  • tous les documents fiscaux (déclaration d’impôt sur les bénéfices, de TVA, de taxe professionnelle, de taxe sur les salaires, reçus fiscaux émis, etc.),
  • les feuilles d’impôts locaux.

Documents à conserver 10 ans

  • tous les documents comptables (comptes de résultat, bilans, factures clients et fournisseurs, documents bancaires, comptes annuels, livre-comptable, grand livre et livre d’inventaire, livre du personnel),
  • les pièces justificatives de la comptabilité : factures, pièces bancaires, etc.,
  • les contrats passés (le délai prend effet à la fin du contrat).

Documents à conserver 30 ans

  • les titres de propriétés (nous vous conseillons toutefois de conserver ces documents toute la vie de l’association en matière de biens immobiliers),
  • les actes de ventes,
  • les actes de donation,
  • les documents relatifs aux subventions
  • les procès-verbaux des assemblées générales, des conseils d’administration,
  • les feuilles de présence.

Documents à conserver toute la vie de l’association

  • les statuts, les statuts modifiés,
  • le règlement intérieur (s’il en existe un),
  • la liste des membres du conseil d’administration,
  • la déclaration de constitution de l’association, publiée au Journal Officiel,
  • tous documents relatifs aux changements intervenus dans l’administration de l’association,
  • le récépissé de déclaration délivré par les services préfectoraux lors de chaque dépôt,
  • le registre des procès-verbaux des délibérations des assemblées générales, du conseil d’administration ou, le cas échéant, du bureau,
  • les baux,
  • les factures de travaux ou réparations importantes.

Repris de associatheque.fr (Crédit Mutuel, déc. 2016)

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Pour contacter nos spécialistes des associations : Chartres : 02 37 91 42 43 | Bourges : 02 48 68 36 36 | Fleury-les-Aubrais : 02 38 61 82 00 | Nevers : 03 86 71 92 50 ou association@alliancecentre.fr

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