Bénévoles

Dossier : remboursement des frais des bénévoles

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frais deplacementLe bénévolat associatif est un don de soi. Mais il ne saurait être une source d’appauvrissement pour celui qui le pratique, sous peine de raréfier les vocations.

La loi prévoit la prise en charge, outre des frais de repas des bénévoles associatif via le dispositif du chèque-repas du bénévole, des frais auxquels ceux-ci sont exposés dans l’accomplissement de leur mission.

Remboursement de frais

Exigence d’un justificatif des dépenses

L’association peut procéder au remboursement des frais personnellement engagés par les bénévoles à la triple condition que ces frais correspondent à des dépenses réelles, justifiées et engagées pour les besoins de l’activité associative. Afin de s’assurer que ces conditions sont effectivement respectées, l’association peut demander au bénévole d’établir le plus rigoureusement possible une note de frais. Il communiquera avec les justificatifs, en particulier les factures.

A défaut de justificatifs et dès lors qu’un lien de subordination est établi, les sommes versées au bénévole sont susceptibles d’être requalifiées en salaires, ce qui peut entraîner des conséquences financières importantes pour l’association, mais aussi pour les bénévoles. L’association doit fixer les règles de remboursement par une décision des instances élues afin d’éviter tout malentendu ou dérapage. De même dit-elle conserver les pièces justificatives de la réalité des dépenses remboursées à ses bénévoles pendant au moins 10 ans.

Modalités de remboursement

Le remboursement des frais « au réel » s’effectue sur la base des dépenses effectivement engagées par celui-ci. A l’inverse, l’administration déconseille de rembourser les frais des bénévoles au forfait, en dépit de sa simplicité de mise en œuvre. Si l’association décide néanmoins de recourir à la méthode forfaitaire, elle devra conserver les éléments permettant de reconstituer avec une précision suffisantes les frais exposés. Mais il existe toujours le risque que l’Urssaf procède à la requalification de ce remboursement en salaire, surtout si le montant fixé par le forfait semble anormalement élevé.

Néanmoins, pour procéder au remboursement des indemnités kilométriques, l’association doit se référer au barème fiscal de remboursement des frais kilométriques. Ce barème est applicable aux salariés et aux bénévoles. L’administration revalorise le barème chaque année.

Abandon de frais

Conditions

Le bénéficiaire peut décider d’abandonner ses frais. Il renonce donc à demander à l’association le remboursement des frais personnellement engagés. Cet abandon de frais devient un don. Si l’association est d’intérêt général, il bénéficie d’un avantage fiscal (une réduction d’impôt).

Les frais engagés par les bénévoles doivent alors répondre à trois conditions pour ouvrir droit à la réduction d’impôt :

  • Ils doivent avoir été engagés strictement en vue de la réalisation de l’objet social d’une œuvre ou d’un organisme d’intérêt général (1) ;
  • L’association doit les justifier dans ses comptes ;
  • Enfin, le bénévole doit avoir renoncé expressément à leur remboursement.

Nota : L’administration fiscale apporte une précision. Le bénévole ne doit retirer de son activité aucune contrepartie. Ceci est vrai dès lors qu’il expose personnellement des frais au bénéfice de cette dernière.

(1) au sens de l’article 200, 1 a) à g) du code général des impôts

Plafonnement

Le bénévole peut prétendre à une réduction d’impôt à laquelle, cependant limitée. Cette réduction est une proportion du montant des frais non remboursés. Ce pourcentage varie selon la structure à laquelle le non-remboursement profite. Il est de 75% (2) si le non-remboursement profite à une ou plusieurs associations. Il s’agit d’aide aux personnes en difficulté par la fourniture de repas, de logement ou de soins. Dans les autres cas, le taux est de 66% dans la limite de 20% du revenu imposable. Le contribuable peut reporter ces excédents sur les cinq années suivantes.

(2) Dans la limite de 537 euros, soit une réduction d’impôt maximale de 403€ pour l’imposition des revenus 2018.

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Juris associations 1er juillet 2018

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